Как всё успеть для аттестации, или Советы от бывшего помощника Генерального директора

В этом году я проходила аттестацию, сдавала на первую категорию. Работы, как и у всех педагогов, был непочатый край, потому как аттестация - это определенное испытание, итог деятельности за n лет. Было много собрано, систематизировано и представлено как результат.

Подготовка к аттестации включает в себя очень важную деталь, без которой не обходится ни одна аттестация - распределение всей деятельности по папкам. То же самое можно сказать про компьютер. За несколько лет у нас накапливается столько материала, что, казалось, разобраться в том, что есть, совершенно невозможно.

Мне часто приходится слышать от коллег, что информация, необходимая для данного испытания, присутствует, только она разбросана по разным углам. В итоге затрачивается огромное количество времени только на то, чтобы систематизировать уже имеющийся багаж, т.к. без этого нельзя начать работать. Более того, некоторые ценные материалы так и не находятся, а ведь столько всего было сделано, да так удачно.

Что же делать? Как справиться с таким ежедневным потоком информации, который поступает отовсюду? В этой статье я хочу поделиться своим опытом работы личным ассистентом генерального директора применительно к данной проблеме.

Я всегда любила порядок на столе, в книжном шкафу и вообще в комнате. Просто обожала выкидывать ненужное, а потом сидеть в комнате, где стало намного меньше лишнего. До сих пор я так делаю: выбрасываю всё ненужное, лишнее, что накапливается, но не используется. Однако была и такая картина на моем предыдущем месте работы в компании: бумаги здесь, бумаги там, некоторые даже пожелтевшие от солнца, а поручений с каждым днем, кажется, всё больше, и нет им конца, а по окончании рабочего дня я в очередной раз понимала, что ухожу с приставкой не-: не доделала, не дописала, не закончила.... 

И посередине такой сумятицы моя коллега спросила у меня: "Ты слышала про тайм-менеджмент?" Я ответила отрицательно. Тогда она сказала: "Запомни первое правило тайм-менеджмента: разбери на столе - и твоя жизнь наладится". В ответ я чуть не расхохоталась. Да вы что? Прямо вот так жизнь возьмет и наладится ни с того ни с сего, как же! Но - решила попробовать. В потоке нескончаемых дел, поручений, звонков всему миру я разобрала весь свой хлам на столе, распределив его по папкам. И - всё. Жить и правда стало легче. Просто потому, что в жизнь пришел некий порядок, систематизация. И я перестала тратить драгоценное время на судорожный поиск нужного, а просто заглядывала в нужную папку и находила необходимое.

С тех пор я заинтересовалась тайм-менеджментом всерьез. Та самая коллега дала мне почитать книгу - к сожалению, забыла автора, но после нее я нашла более полезное издание, которое просто перевернула все мои представления о времени - это книга Р. Кляйн "Секреты тайм-менеджмента для работающих женщин". Безусловно, не всё в этой книге применительно к нашей русской действительности, однако я почерпнула из нее много ценного и полезного, что и по сей день помогает мне распределять мое время и бережно относиться ко времени другого. Более четкую информацию в плане распределения времени на работе можно найти в книге Роберта Э. Диттмера "Как управлять своим временем". Из этих двух книг я и возьму некоторые советы, которые лично мне помогают ежедневно.

Итак, аттестация. Чтобы в очередной раз не произошло то, что происходит каждый раз, а именно потеря времени на поиск необходимой информации, начните прямо сейчас с систематизации вашего багажа. Сделайте первое, что сделала я: разберите ВСЁ на вашем рабочем столе дома и на работе. Заведите папки, куда постепенно складывайте методические материалы. Здесь самое главное - делать это постоянно, систематически, а не от случая к случаю или не делать вообще. Я приноровилась делать это каждую неделю, т.к. в течение недели не имею физической возможности заняться этой работой. Задайте сами себе четкий график, когда вы будете распределять всё по папкам, но ни в коем случае не бросайте, иначе всё вернется на круги своя. Никто за вас этого не сделает, что прискорбно, но в то же время прекрасно, потому что это только ваши материалы и только вы знаете, куда их лучше положить.

Папки лучше, конечно, назвать. Не забудьте еще об одной важной детали - внутри папки тоже должен царить полный порядок. Думайте СРАЗУ, куда вы положите тот или иной материал, как его можно будет впоследствии найти быстро и без проблем. Не жалейте файлов, накупите несколько сотен, уверяю вас, это сэкономит вам время и силы, когда вы будете искать свои наработки.

Что касается книг - с ними, конечно, проще. Самый выигрышный вариант - расставить их по алфавиту, но я выбрала для себя решение получше с точки зрения значимости для меня материалов в данном учебном году. Вся необходимая литература, которой я пользуюсь ежедневно, находится у меня под рукой, буквально в "ручной" доступности. Мой стол называется "Экспедит", т.е. стол соединен с полками для книг, что очень удобно, и для меня это оптимальнейшее рабочее место. Слева - книги, папки, справа - диски, а на самом столе ноутбук, мои рабочие тетради и всё распределено по классам. В углу раздаточные материалы, которые я складываю в течение недели, а затем распределяю по папкам. 

Как я уже говорила, моя привычка - избавляться от всего ненужного для меня на данный момент. Допустим, я подготовилась к уроку для 4 класса. Соответственно, тут же убирается всё, что каким-либо образом относится к 4 классу, и достаются материалы для другого класса. Таким образом, в поле непосредственной деятельности находится только то, что нужно на данный момент времени, а не "вообще". Еще важно - пока не закончили одного дела, не приступайте к другому по мере возможности. 

Всё то же самое можно сказать и про компьютер. В нем намного больше информации, нежели в книгах и бумажных папках. Здесь тем более нужно систематизировать всё по максимуму. Советую не засорять рабочий стол компьютера, храните там только самое необходимое. Что касается непосредственно папок и файлов, старайтесь их не только систематизировать, но и назвать подходящим образом. Называйте их как можно подробнее. Например, у меня на данный момент 4-е классы занимаются по 2 разным программам: М.З. Биболетовой и И.Н. Верещагиной. У меня есть отдельная папка "4 класс" на диске D. В ней я помещаю всё, что относится к 4 классу, но стараюсь всегда уточнять программы. Если это контрольная работа, то папку могу назвать таким образом: "КР_4кл_Верещагина_2четверть". Таким образом, в следующий раз я без проблем найду нужный файл. Если просто назвать "КР_4кл_Верещагина", то придется потратить время на то, чтобы открывать папку за папкой, чтобы выяснить, к какой же четверти и теме относится данная контрольная работа.

Вот вроде и всё, что касается непосредственной работы с материалами. Работая таким образом, вы сэкономите уйму времени, а поиск необходимой информации станет не проблемой и стрессом, а рядовой ежедневной деятельностью. 

Хочу дать еще один очень ценный совет, полученный из книги Р. Кляйн: "Совмещай, или задохнешься". В работе учителя, как и в работе личного ассистента, всегда есть такие моменты, когда нужно сделать несколько дел практически одновременно. Тогда их нужно распределить на 2 категории: дела, терпящие отлагательств, а значит их можно расставить по принципу приоритетности, и дела, не терпящие отлагательств. 

Первая категория проще: если у вас кипа тетрадей, то вы знаете, что 5А я могу не проверять сегодня, потому что завтра у них урока с вами нет, а вот 6Б нужно проверить обязательно, потому что они писали работу и вам вместе с детьми нужно завтра сделать работу над ошибками.

Вторая категория труднее. Приведу пример. Я возвращаюсь со второй смены около 18:00, иду на станцию. Я знаю, что по прибытии домой мне нужно сделать то-то и то-то к следующему дню, а вместе с тем мне нужно позвонить таким-то родителям. Поэтому я могу сделать следующее: пока иду до станции, сделать телефонные звонки родителям, коллегам или администрации; во время поездки в поезде можно выслать СМС, подумать о следующем рабочем дне и даже распланировать деятельность на завтра. 

То же касается рабочего дня в школе. Некоторые дела действительно можно делать одновременно, не тратя на них время вечером после работы. Важно просто выстроить для самого себя систему, т.к. систематизация должна быть, прежде всего, в нашей голове.

Очень надеюсь, что кое-что будет полезным для вас. Если у вас есть вопросы, пишите в комментариях, буду рада ответить на них, если смогу.

Желаю вам удачной работы и успешной аттестации!